معرفی
نام و نام خانوادگی: موسوی
رشته تحصیلی:
شرح وظایف مسئول دفتر
ارتباطات:
- تنظیم فهرست متقاضیان ملاقات با سرپرست مربوطه و تعیین ساعت ملاقات برای آنان
- تنظیم اوقات جلسه و کمیسیونهایی که در دفتر سرپرست مربوطه تشکیل میشود و مطلع ساختن مقامات یا افراد شرکت کننده در جلسه
- پاسخگویی به مراجعین و راهنمایی آنان و در صورت لزوم فراهم آوردن امکانات النجام درخواست های متقاضیان و مراجعه کنندگان که انجام تقاضای آنان بدون ملاقات با مقام ذی ربط امکان پذیر است.
پیگیری ها:
- پیگیری امور ارجاعی از سوی سرپرست و ارائه گزارش لازم به ایشان
- تهیه گزارش لازم در زمینه فعالیت های حوزه مربوط و ارائه آن به سرپرست
- خلاصه نمودن گزارش های واصله و ارائه آن برای مطالعه سرپرست مربوطه
- آماده کردن سوابق و پرونده های مربوط به کمیسیون ها و جلسات و سمینارها برای اطلاع و مطالعه قبلی سرپرست
- ابلاغ دستورات صادره سرپرست مربوط به اشخاص و موسسات ذی ربط و واحدهای تابعه بر حسب خط مشی تعیین شده در صورت لزوم پیگیری آنان
پیگیری ها:
- انجام اقدامات لازم در زمینه نگهداری و بایگانی کردن پرونده ها، اوراق، نامه ها، گزارش ها و سایر اسناد و مدارک واحد مربوط در محل های مخصوص
- دریافت نامه ها، پرونده ها و سایر مکاتبات رسیده به حوزه محل خدمت و ثبت خلاصه مشخصات و جریان آنان در رایانه یا دفتر مربوط
- تفکیک و توزیع نامه ها، گزارش ها و سایر مکاتبات بین افراد واحد مربوط از طریق عین مکاتبات یا به صورت مجازی و مکاتبات بدون کاغذ
- استفاده از نرم افزارهای پردازش متن، دریافت و ارسال نامه های الکترونیکی، دورنگار و ...
- تهیه گزارش های مورد نیاز سرپرست حسب مورد